Novo modelo padronizado para abertura e acompanhamento de processos confere mais agilidade às aquisições e contratações feitas pelo IF Sertão-PE

Já se encontra disponível no site institucional do IF Sertão-PE a lista de documentos e manuais de padronização e acompanhamento de aquisições de equipamentos e materiais e também para contratação de serviços pela instituição. A medida implementada pelas equipes de Planejamento e Licitações, ligadas à Pró-Reitoria de Orçamento e Administração, já começa a propiciar maior transparência e celeridade aos processos, tendo em vista a diminuição das inconsistências decorrentes da falta de informações sobre os requisitos e os trâmites necessários para a execução dos processos.

O objetivo principal da reformulação para o planejamento e padronização foi propiciar maior organização, eficiência e celeridade às compras e contratações, mantendo a conformidade com os princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência que devem balizar as ações da administração pública, e que, no âmbito das licitações, devem observar ainda os princípios da economicidade, da equidade e da razoabilidade, dentre outros.

Para acessar os arquivos e manuais referentes ao planejamento e à padronização no âmbito das aquisições institucionais, o servidor deve acessar o menu 'A Instituição' no site institucional, clicar em 'Diretorias Sistêmicas' e, em seguida, escolher a opção 'Licitações' para ter acesso aos botões 'Documentos para Padronização' e 'Acompanhamento das Licitações', por meio dos quais é possível encontrar todas as orientações para dar início a um processo de aquisição de equipamentos e materiais de trabalho, bem como para submeter uma proposta de capacitação ou para acompanhar os processos já em andamento.

O pró-reitor de Orçamento e Administração explica que antes da implementação das etapas de planejamento e padronização para abertura de processos destinados às aquisições e contratações cada unidade organizava seus processos de formas distintas. “Nós unificamos o fluxo, ou seja, o caminho que o processo precisa seguir na instituição, e foi definido também os modelos de documentos a serem usados. Com as mudanças, os prazos de execução dos processos diminuíram. Antes da padronização havia etapas do processo que chegavam a durar dois meses e conseguimos reduzi-las para uma semana” afirma Jean Alencar.

Ainda segundo o pró-reitor, antes se viam várias especificações repetidas. “Teve um campus, por exemplo, que havia licitado cinco adaptadores de tomadas de energia e a diferença entre os cinco era somente de cor, então era possível fazer uma licitação única ao invés de cinco. Ganhamos na redução de tempo, a organização ficou mais simples. Também teve a questão da padronização das especificações, pois havia processos que tinham 500 itens a serem licitados e esse número caiu para 300, outros que tinham 300 e foi reduzido pra 150, fora a questão processual, porque antes havia muitas reclamações dos órgãos de controle em relação à instrução processual, que foram sanadas com a padronização, e até para a própria análise da Procuradoria a mudança foi um facilitador”, finalizou o gestor.

A servidora Marcélia Moura, da Diretoria de Licitações do IF Sertão-PE, explica como teve início o trabalho de padronização. “Em conversas que tivemos com a Procuradoria, percebemos que havia essa necessidade, pois apesar de ser o mesmo órgão, os processos eram todos diferentes. Foi quando tivemos o primeiro encontro de administração do IF Sertão-PE, em 2016, e lá nós identificamos a necessidade de organizar e definir modelos, houve o envolvimento de servidores de todas as unidades, com o apoio da Procuradoria montamos os fluxos legais necessários. Agora há maior celeridade nos processos. A tempo entre a data de abertura do processo e a compra ou a contração diminuiu bastante e ajudou muito nos processos de capacitação pois a padronização foi feita com base em pareceres da Procuradoria”, concluiu a servidora. No âmbito do planejamento, a elaboração  dos estudos e a formulação dos manuais teve a contribuição do servidor Edson Barbosa, da Diretoria de Planejamento e Gestão de Riscos de Aquisições (DPGRA), em conjunto com os demais servidores da Pró-Reitoria de Orçamento e Administração.

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