Planejamento das aquisições de bens e serviços

A Pró-Reitoria de Orçamento e Administração (Proad), em parceria com a Diretoria de Planejamento e Licitações e com os/as Departamentos/Diretorias de Administração e Planejamento (DAP) dos campi, elaborou uma proposta de Planejamento, para as Aquisições e Contratações de Serviços, baseada em ciclos, num total de quatro durante o ano, sendo um ciclo por trimestre.

Para tanto, foram elaboradas Listas-base que representam uma listagem de itens (com descrição e unidades de medidas) de mesma natureza (similaridades de uso) considerados necessários para o desenvolvimento de determinadas atividades. Para orientar e padronizar as solicitações dos servidores, foi elaborado o Manual de Planejamento das Aquisições. Inicialmente temos um total de 30 listas a serem trabalhadas durante o ano de 2017. Eis alguns exemplos:

• Materiais para manutenção de bens imóveis. Exemplos de itens: areia, bloco, brito, cimento, fechadura, massa corrida, tintas, tubos PVC, joelho, bocal, fios, cabos, lâmpadas e outros.

• Material de expediente. Exemplos de itens: Papel A4, papel flip-chart, canetas, pincéis atômicos, pastas arquivo, grampeadores, envelopes, caixa para arquivos. 

• Contratação de empresa especializada em serviços de eventos. Exemplos de itens: locação de espaços físicos, fornecimento de refeições, serviços de decoração, locação de mesas e cadeiras, locação de becas e outros.

• Gêneros alimentícios: Exemplos de itens: Açúcar, carne bovina, filé  de frango, filé de peixe, iogurtes, biscoitos, condimentos, farinha, feijão arroz, milho em conserva, óleo de soja, cebola, batatas, polpas de frutas.

Consulte as listas de cada ciclo aqui

Essas listas são elaboradas por servidores técnicos e/ou que tenha expertise na área de atuação relacionada à utilização desses materiais que a compõem. Nesse contexto de elaboração, há a participação de todas as Unidades do IFSertãoPE sendo representada por seu(s) respectivo(s) Técnico e/ou responsável da área. Após a socialização (análises. Discussões e negociações) entre os envolvidos na elaboração da lista de determinada área, é definida a Lista-base que irá compor o Sistema de Controle das Aquisições de Bens e Serviços (SiCABS).

• Acesse aqui o SiCABS

A forma e a dinâmica de como será feito o Planejamento das Aquisições nos campi e na Reitoria são definidos pelos Gestores locais. Essa etapa não deve ser confundida com a abertura do Sistema para inclusão das demandas. Sendo assim, o Planejamento das Aquisições de Bens e Serviços deve anteceder o período de abertura para oficialização das demandas via SiCABS.

Nesse contexto, a Pró-Reitoria irá definir um calendário para a oficialização das demandas, advindas do Planejamento já realizado pelos Campi e pela Reitoria, por meio do SiCABS. 

Cada unidade do IFSertãoPE foi fragmentada em Centros de Custo os quais incluem suas demandas planejadas no SiCABS. Após concluídas as suas inclusões, essas são submetidas a uma análise técnica e a análise administrativa. A primeira consiste, dentre outras atribuições, em verificar a real compatibilidade técnica em relação ao uso daquele material demandado, bem como, a necessidade de aquisição de determinado material (qualidade e quantidade) para o campus (a Reitoria). Já à segunda cabe analisar, por exemplo, aspectos relacionados com a execução da compra, tais como: disponibilidade orçamentária, justificativas, memórias de cálculo e outros.

• Acesse aqui o Manual SiCABS

Após a conclusão dessas etapas, via Sistema, cada Centro de Custo gera o relatório de Oficialização das Demandas (Memorando gerando pelo SiCABS), encaminha essa demanda devidamente assinada para o DAP ou PROAD (no caso da Reitoria). Após o recebimento de todos os relatórios gerados pelos Centros de Custo, o(a) DAP/PROAD gera o relatório final de consolidação das demandas do Campus/Reitoria. A partir de então, serão tomadas as providências para abertura do processo de compras para licitar os materiais demandados por todos os Campi e a Reitoria. Quanto ao andamento desse(s) processo(s), salienta-se que para cada Lista-base teremos um Campus gerenciando o processo de compras que contemplará a demanda de todas as Unidades que apresentaram a necessidade de aquisição. Os gerenciadores de cada processo estão pré-definidos, no entanto, poderá haver alteração por meio de decisão advinda do Comitê de Administração e Planejamento do IFSertãoPE  (Resolução n.º 5/2017 do Consup) o qual poderá deliberar sobre outros aspectos relacionados ao Planejamento e à execução dos processos de compras com o intuito de fortalecer a Gestão.

As listas definidas são atualizadas automaticamente e podem ser acessadas aqui.